Beneficios

• reducirá el estrés durante reuniones y negociaciones;
• multiplicará significativamente tu nivel de compromiso;
• aumentará la lealtad de los clientes;
• hará que tus clientes sean más responsables y atentos;
• reducirá el número de errores y malentendidos;
• descargará tu mente durante y después de las negociaciones;
• aumentará tu respetabilidad ante los demás;
• contribuirá a tu desarrollo cognitivo (te volverás más inteligente);
• no requerirá inversión en equipos ni formación costosa.

Desde niño me enamoré de los cuadernos Moleskine — por supuesto, fui víctima de su publicidad y su leyenda sobre Hemingway. Pero aun así me encantaba esa cubierta de piel, las hojas amarillentas y las esquinas redondeadas. Disfrutaba tomando notas en ellos, y siempre llevaba un cuaderno formato pocket en mi bolsillo. Desde mi primer puesto directivo y ascendiendo cada vez más, siempre usé estos cuadernos: primero para recordar y ejecutar las tareas de mis superiores, y luego para asignar y supervisar la ejecución de tareas yo mismo.

Luego apareció Notion, pero el cuaderno sigue conmigo — es conveniente para pensar y tomar notas rápidas, que luego se pueden transferir a Notion para control y archivo digital. Aunque ahora me he cambiado a los cuadernos Leuchtturm 1917.

Si te gusta dibujar, recomiendo los liners japoneses, y si no, un buen bolígrafo de gel. Yo uso Pigma Micron, Shinhan Touch Liner o el bolígrafo de gel Pilot P-500

Cómo usar esta herramienta

para liberar el potencial de esta herramienta consiste en tres pasos:

1. Enfoque. Cuando llegas a una negociación o reunión, pones tu teléfono en modo silencioso y lo guardas como muestra de respeto hacia tu interlocutor. Lo mismo se aplica a otros dispositivos si no son necesarios para la presentación.
2. Fijación. Colocas sobre la mesa un cuaderno de papel con un bolígrafo, abres el cuaderno en una página en blanco, anotas la fecha y el tema de la reunión, y comienzas la conversación. Todo lo importante que te dice tu interlocutor, lo registras en el cuaderno.
3. Interacción. Anotas las preguntas para tu interlocutor en una parte separada de la hoja y vuelves a ellas más tarde. Cuando necesitas proponer algo o discutir algo de manera visual, abres una nueva hoja y dibujas el esquema necesario, y el cliente puede hacer correcciones con su propio bolígrafo.
4. Pensamiento visual. Utilizar dibujos simples para:
   • Explicar conceptos complejos mediante elementos visuales básicos (círculos, cuadrados, flechas)
   • Crear "anclajes visuales" — esquemas simples que ayudan a todos los participantes de la negociación a mantener el mismo contexto
   • Prototipar ideas rápidamente — cuando se puede dibujar y discutir una propuesta al momento

Según Roam, incluso los dibujos más simples pueden mejorar significativamente la comunicación, porque nuestro cerebro procesa la información visual 60,000 veces más rápido que el texto.

Al final de la reunión, cierras el cuaderno y te vas. Tanto tú como el cliente os quedáis con la sensación de haberos entendido mutuamente.

Por qué funciona esta herramienta de negociación

Aquí hay varias razones.

Máxima atención

Al tomar notas en lugar de mirar una pantalla, demuestras tu interés al cliente. Él ve qué puntos marcas como importantes y a qué prestas atención. El hecho de que tomes apuntes de sus palabras ayuda al cliente a evaluar el nivel de entendimiento mutuo entre vosotros.

Descarga mental

En la reunión no necesitas esforzarte — simplemente registra lo que dice tu interlocutor. Más tarde podrás estudiar tranquilamente las notas y reflexionar sobre ellas. No necesitas inventar respuestas sobre la marcha, intentar parecer más inteligente o llenar los silencios con conversación: tu tarea es escuchar atentamente y tomar notas, participando solo ocasionalmente en el diálogo. Gracias a esto, la reunión será mucho más fácil, incluso si no te encuentras bien.

Y cuando llegue el momento de preparar una propuesta comercial, la mitad del trabajo ya estará hecho — solo necesitas abrir el cuaderno y todos los detalles de la reunión volverán a tu memoria.

Protección de datos y retroalimentación

Durante la reunión, el cliente ve todas tus anotaciones en el papel. Si has entendido algo incorrectamente, te corregirá de inmediato. Y si no te corrige, significa que has registrado todo correctamente.

Estructuración de información compleja

En el papel no escribes solo linealmente, sino en un plano — en dos dimensiones a la vez. Puedes hacer anotaciones en varias columnas, dibujar esquemas, conectar puntos importantes con flechas, rodear y subrayar. El cliente ve cómo estructuras la información sobre la marcha y se involucra en el proceso — si falta algo en tu esquema, te lo dirá inmediatamente.

Desarrollo cerebral

Al escribir a mano, el cerebro trabaja de una manera muy especial. Estructuras la información sobre la marcha, y parece quedarse grabada en la memoria. Las manos y los ojos recuerdan el proceso mismo de tomar notas.

Además, nada te distrae — sin notificaciones. Durante la reunión, estás completamente inmerso en el proceso de tomar notas. La ansiedad disminuye, aparece una sensación de control, mejora la concentración. Tu mente ya no se escapa hacia memes o mensajes, lo que significa que tomas decisiones más meditadas.

Cómo aplicar esta herramienta en negociaciones por Zoom

Si te reúnes por videoconferencia, el cuaderno de papel será igual de efectivo para ti, pero menos visible para tu interlocutor. En general, las negociaciones y reuniones por Zoom son menos productivas que las reuniones presenciales.

Si la reunión te pilla por sorpresa, puedes abrir un editor de texto en una ventana adyacente y tomar notas allí — esto ayudará a descargar tu mente. Lo importante es hacerlo de manera que no parezca que estás ocupado con otras cosas.

Este es el principal riesgo cuando trabajas con el ordenador durante una reunión: el interlocutor no ve si estás tomando notas sobre el tema de la reunión o haciendo otras cosas. Por eso las notas manuscritas son mucho más efectivas: el interlocutor ve exactamente lo que estás anotando.

¿Por qué no usar herramientas digitales para las negociaciones? ¿Como tabletas, Notion, Freeform, FigJam, etc.?

Todo es posible, pero hay que tener cuidado:

• El cliente debe ver que estás trabajando específicamente en su tarea, no respondiendo a otro proyecto. Por eso tus notas deben ser visibles.
• Debes dominar perfectamente la herramienta elegida para poder seguir el ritmo de la conversación.
• El uso de la herramienta no debe distraerte de la conversación.
• La herramienta no debe requerir actualizaciones constantes, cambios entre modos o configuración compleja — esto distrae de la esencia de la conversación.
• La herramienta debe ser fiable y funcionar sin conexión — no debes depender de la calidad de la conexión a internet o de la batería durante negociaciones importantes.

Idealmente, tus herramientas digitales deberían ser más simples y rápidas que un cuaderno de papel.

Como ya mencioné, uso Notion después de la reunión para distribuir tareas y establecer el control. El cuaderno y Notion trabajan en pareja para mí.

Qué no hacer con esta herramienta de negociación

❌ No garabatear ni dibujar figuras geométricas en los márgenes por aburrimiento. Todas las notas deben estar estrictamente relacionadas con el tema de la conversación.

❌ No gesticular con el bolígrafo ni señalar con él al interlocutor.

❌ No usar expresiones vulgares, especialmente para evaluaciones personales de las palabras del cliente. Recuerda: el cliente ve tus notas. Entre vosotros hay dos diálogos paralelos — verbal y escrito. Ambos deben mantenerse profesionales.

❌ No hacer anotaciones descuidadas o ilegibles. Tu letra debe ser legible para que el cliente pueda seguir fácilmente tus notas. Recuerda que estas notas son parte de tu imagen profesional.

❌ No usar el cuaderno como escudo o barrera entre tú y el cliente. Mantenlo sobre la mesa en un ángulo natural, de manera que puedas escribir y el cliente pueda ver las notas. Tu postura debe permanecer abierta e invitar al diálogo.

Como siempre, te invito a compartir tu opinión en los comentarios
Con amor 😽 🤗 😘
K